1、消減過度的資料
　　過度的資料會導致密集柜的嚴重變形，從而引發機器故障。讓機器的原本消耗迅速增快。所以適當的消減資料能夠讓機器更加靈活。
2、防火
　　許多火災的發生，源于人為的忽略。監管人員除了本職工作外，必要的救活裝備也要規劃裝備好，以備不時之需。
3、防高溫文濕潤
　　紙張遇水，很簡單褶皺變形，因而檔案室內的防高溫、防濕潤辦法不行松懈。若條件允許，盡量防止將庫房設置在建筑的頂層或西向夕曬房間。此外，可采納密封的辦法隔熱隔濕，或采納定時通風的辦法降溫降濕。